质量管理：工厂该如何降低纸张成本？
关键词：降低质量成本
导语：用具备自动数据采集功能的企业级质量解决方案来替代传统的纸质数据系统，会让您的质量系统更简单、高效、快捷。在降低成本的同时也让质量管理更加容易。这样的质量管理系统谁会不喜欢呢？
最近几年，我走访了包括包装、医疗、电子、消费品和食品在内的众多行业企业，在走访中我注意到：许多工厂对纸质数据采集系统的依赖程度几乎到了上瘾的地步。
很奇怪：在现代信息系统和移动技术高度发展的当下，工厂中对纸质点检表的依赖程度非但没有减弱，反而呈愈演愈烈之势。身处“大数据”时代，为什么如此大量有价值的商业智能（BI）信息居然被长期束之高阁？
设想一下：
- 一个完整的四层文件柜能放18,000页文件。（来源：NAPO）
- 装满一个四层文件柜需花费约25,000美元，而这个文件柜每年的维护费用超过2100美元。（来源：高德纳集团、永道国际会计公司、安永会计师事务所）
- 每间办公室存储单个文件所支付的人工费用为20美元，另外还需支付120美元的额外人工费用用于寻找归档错误的文件。每个办公室每20份文件当中就会丢失一份，而重新找到这些丢失的文件需要花费25个小时。（来源：普华永道）
- 每份文件被复制的平均次数为19次。（来源：普华永道）
除少量极细微的差别外，不同的公司在纸张使用方面的习惯惊人地相似：大家都用复选框来确认已完成的操作或活动；用空白框区来标注班次、订单号和生产线号等跟踪信息；用位置标识符来标识时间和时期。同时，纸张底部基本都有一条粗线用做操作员的签名区。
毫不夸张地说，我见过您能想象出的任何形式的数据采集表格——安全检查、机器设置检查、产品检查、关机检查和质量检查，等等。有的工厂要求操作员先在纸上记录统计过程控制（SPC）相关的数据，再通过人工录入的方式将数据输入到其他系统进行统计分析。不用多说，无论在哪个行业，纸质数据采集系统无疑都导致了制造企业运营效率的低下，只不过在有的企业其现象更为直观，有的不甚明显罢了。
管理纸质文档是一件极其浪费时间的工作。通常，纸质表格会由一名行政助理整理后交给质量经理，质量经理会大致看一遍数据。然后，另一名行政助理从质量经理处收集纸质数据，再一格一格、一张一张地将数据填到Excel表格中。
更令人吃惊的事情其实发生在数据录入Excel之后。通常，每个工厂都会在车间设置文件室，并雇佣一名全职文件管理员负责管理所有的纸质文件。超过一年的纸质文件被转移到仓库，并在那里存放数年，以便期间有人需要用到这些数据。
使用纸质数据不但效率低、成本高，还不利于管理。那么，有没有更科学的数据管理解决方案呢？现在，大量企业纷纷用制造业智能（MI）系统——例如英国威廉希尔体育公司的ProFicient系列——来取代从前的纸质数据系统。他们不再将数据誊写到纸质表格上，而是直接从工厂的量具设备中自动抓取数据，或者通过扫描仪、平板电脑、键盘、智能手机或移动终端手动录入数据。数据存放在数据库中，而不是文件室或仓库。并且，为了方便归档和查找，数据同时备份在体积小而又便于携带的存储器中。
想想看，软件取代纸张文档之后，您再也不用费劲地从数以千计的纸堆中大海捞针式地查找资料了（同时避免了纸张划破手指之痛），更重要的是，您可以瞬间轻松调取任意数据，并即时生成任意所需表格、图表和分析结果。如果您之前参与过审计工作，就一定知道查找数据是一件多么浪费时间、多么繁琐的工作——尤其是当这些数据只有纸质记录的时候。相反，如果使用软件来进行数据管理，您只需简单地选择所需字段，其他一切都可以交给数据库查询功能和统计分析引擎来完成。由系统生成准确、详细的报告，轻松满足审计的要求。
最后的结果如何？不再需要纸张。不再需要文件室和文档管理员。不再需要存放文件的仓库。不再需要来来回回的文件搬运工作。总的来说，用具备自动数据采集功能的企业级质量解决方案来替代传统的纸质数据系统，会让您的质量系统更简单、高效、快捷。在降低成本的同时也让质量管理更加容易。这样的质量管理系统谁会不喜欢呢？
作者:英国威廉希尔体育公司技术服务副总裁 道格拉斯·费尔